Kommune in der Zukunft Nr. 1/2021 Juni

Sehr geehrte Mitarbeitende in Kommunen und Gemeinden,

Für (fast) alle Kommunen und Gemeinden wird es immer schwerer, ausscheidende Mitarbeiter zu ersetzen oder passende Mitarbeiter für zusätzliche neue Aufgaben zu finden. Z. B., wenn es um die Digitalisierung von Abläufen geht, wenn die Website attraktiv und aktuell betreut werden soll oder wenn immer mehr Mitarbeiter den Wunsch haben, nur noch in Teilzeit zu arbeiten. Die Konkurrenz um qualifizierte Arbeitskräfte hat längst auch die öffentlichen Arbeitgeber erreicht. Was tun?

Größere Kommunen mit entsprechender finanzieller Basis haben da bessere Karten. Sie profitieren von ihrem Standortvorteil. Hier leben mehr Arbeitnehmer und in der Regel gibt es eine Tageszeitung, mit der die Bürger „hautnah“ über das kommunale Geschehen und auch über kommunale Personalangelegenheiten informiert werden – der Arbeitgeber Kommune ist präsent. Oder sie können es sich leisten, professionelle Personal-Beratungen einzuschalten, die den Personalverantwortlichen in der Kommune – mit mehr oder weniger großem Aufwand und Kosten – einen Teil der Arbeit abnehmen.

Schwieriger ist die Lage in den mittleren Kreisstätten und Gemeinden in der Größenordnung 20.000 bis 50.000 Einwohner. Hier sind die Ressourcen knapper. Hier kommt es entscheidend auf das Engagement und die Qualifikation der personalverantwortlichen Mitarbeiter an. Gibt es hier Defizite, wird es schwierig die Kommune als Marke – fachlich: Employer Branding – zu positionieren und als attraktiven Arbeitgeber zu „vermarkten“.

Für die Praxis: Heute lesen Sie die erste Ausgabe der „Kommune der Zukunft“ – dem neuen Info-Dienst für Verwaltungskultur, Führung und Personalentwicklung speziell für die zukünftige Gestaltung der mittelgroßen Kommune. Dieser Info-Dienst speziell für Entscheider und Mitarbeiter in Kommunen und Gemeinden informiert gezielt und fundiert über diese Themen unter Berücksichtigung der kommunalen Besonderheiten, zeigt Best-Practice-Beispiele und spricht mit Verantwortlichen und Experten über ihre Erfahrungen und Projekte. Die „Kommune der Zukunft“ erscheint monatlich – als pdf-Print-Version oder als E-Letter – und ist kostenfrei.

Eine interessante Lektüre verspricht

das NSV & Partner-Team

Nachwuchsbarometer 2019: Kommunen auf den hinteren Rängen – ein Beispiel, woran das liegt 

Mit dem Nachwuchsbarometer 2019 hat das Bundesinnenministerium einen Bericht dazu vorgelegt, wie Öffentliche Arbeitgeber aus der Perspektive von Studierenden wahrgenommen werden. Im Vergleich der staatlichen Ebenen ist das Land als Arbeitgeber für Studierende am attraktivsten. Mit knapp 2.4 Millionen Beschäftigten, darunter die größte studierte Gruppe der Lehrerinnen und Lehrer, sind die Länder auch zahlenmäßig der stärkste öffentliche Arbeitgeber. Der Bund ist die zweit attraktivste Ebene für Studierende. Nur knapp ein Fünftel der Befragten würden eine Kommune als zukünftige Arbeitgeberin wählen. Das ist erstaunlich, wenn man bedenkt, dass die Kommunen die stärkste regionale Verankerung vorzuweisen haben und drei Mal so viele Beschäftigte (1.5 Millionen) wie der Bund (500.000). Ein Grund könnte sein, dass die Berufsperspektiven für Akademiker bei den Kommunen nicht ausreichend bekannt sind.

Für die Praxis: Für Studierende besonders wichtig ist die IT-Ausstattung des Arbeitgebers. Die IT-Ausstattung, beispielsweise in Form eines Laptops, ist mehr als 40 % der Studierenden sehr wichtig, weitere 43 % erachten sie als wichtig. Nur jeder Fünfte sieht dies jedoch als hoch im Öffentlichen Dienst erfüllt. Auch hier ist die Wahrnehmung des Öffentlichen Dienstes wieder stark angelehnt an eine Kein Laptop für mich? Moderner IT-Arbeitsplatz analog arbeitende, aktengestützte Institution. Die Bereitstellung notwendiger Ressourcen wie Software, Personal und Budget wird von mehr als der Hälfte der Studierenden als sehr wichtig erachtet und von weiteren 40 % als wichtig. Nur 16 % der Studierenden sehen dies im Öffentlichen Dienst als erfüllt an.

Personal-Akquise: Stellenausschreibungen auf der Homepage – darauf kommt es an!  

Die meisten stellensuchenden Arbeitnehmer informieren sich über passende Ausschreibungen über die Web-Sites der Arbeitgeber. Das gilt so auch für Öffentliche Arbeitgeber und Kommunen. Danach nutzen 35 % der Stellensuchenden Studierenden die Arbeitgeber-Homepage. 27 % reagieren auf persönliche Empfehlungen, 7 % orientieren sich bei der Stellensuch über die Sozialen Medien (Facebook, XING, LinkedIn) und nur 4 % nutzen die Printmedien. Hier einige Hinweise zur Optimierung:

Die Homepages der meisten Kommunen sind in Sachen Handling und Benutzerführung nicht mehr auf einem aktuellen Stand, sondern sind „informationslastig“ und nicht werblich – also intuitiv – aufgebaut. Homepages müssen animierende Elemente darstellen – das gilt auch für Stellenausschreibungen.

Mit der Stellenausschreibung sollte auch die Atmosphäre spürbar sein, die der Stellensuchende erwarten darf. Bilden Sie Menschen ab, Menschen bei der Arbeit und verwenden Sie umgangssprachliche Redewendungen. Der Informationsteil (Gehalt, Arbeitsbereiche usw.) sollte dagegen sachlich bleiben.

Für die Praxis: Testen Sie Ihre Homepage nach den oben genannten Kriterien. Dabei lässt sich in der Regel auf Anhieb feststellen, wie eine Kommune tickt – auch in Sachen Digitalisierungsbereitschaft und Stand. Ein gutes Beispiel für eine gelungene Stellenausschreibungs-Präsentation gibt es auf dem Bewerbungsportal der Stadt München > Bewerbungsportal der Landeshauptstadt München | muenchen.de – Das offizielle Stadtportal. Aber auch von anderen Kommunen lassen sich gute Ideen benchmarken.

Im Dialog: Ulrich L. – wie wir den Umbruch angepackt haben – Beispiel: Musterstadt 

Ulrich L. war Bürgermeister und Verwaltungschef in einer süddeutschen Mittelstadt und gut vernetzt mit den Bürgermeistern vieler baden-württembergischer mittlerer Kommunen und Gemeinden. Im Anschluss an seine aktive Dienstzeit hat Ulrich L. einige Gemeinden in Sachen Organisation und Personalentwicklung beraten und die Umsetzung über einige Jahre begleitet. Hier seine interessanten Ausführungen :

Redaktion: Was können Sie Kommunen in Sachen Employer Branding aus Ihrer eigenen Beratungstätigkeit mitgeben?  

Ulrich L.: Es ist ein Prozess. Der darauf ausgelegt sein muss, dass die Veränderungsbereitschaft der gesamten „Organisation“ von innen herauskommt. Es ist wichtig, die Mitarbeiter einzubinden, ihre Erfahrungen mitzunehmen und eine Atmosphäre der Offenheit und Aufgeschlossenheit herzustellen.

Redaktion: Was sind die entscheidenden Kräfte in diesem Prozess? 

Ulrich L.: Der Impuls muss von oben kommen. Nicht verordnet, sondern professionell initiiert und in Stufen aufgesetzt. Wichtig ist eine professionelle und jederzeit transparente Kommunikation auf allen Ebenen. Hilfreich sind Moderationserfahrung und ein zusätzliches Coaching-Angebot insbesondere für Mitarbeiter, die sich mit Teams und Projekten schwertun.

Redaktion: Wie lange dauert so ein Prozess? 

Ulrich L.: Das lässt sich natürlich nicht allgemeingültig beantworten. Ich habe Kommunen begleitet, in denen sich schon nach wenigen Monaten erste Veränderungen durchgesetzt haben. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter über die Arbeit und die Veränderungen miteinander sprechen und es die entsprechenden Foren gibt, die einen kontinuierlichen Erfahrungsaustausch im Prozess zulassen. Stichworte Projekte und Teams. Vielen Dank für das Gespräch.

Neues Web-Portal Jobs beim Staat“ – mit Vorsicht zu genießen

Das Job-Portal http://www.jobs-beim-staat.de richtet sich speziell an Menschen, die im Job Wert auf „Sicherheit“ und „Stabilität“ legen. Das Portal durchsucht andere Job-Börsen und Stellenausschreibungen von Öffentlichen Arbeitgebern, ist somit lediglich eine Meta-Job-Börse ohne eigene Zusatzleistungen. Die Schaltungsdauer beträgt Minimum 30 Tage und kostet den Auftraggeber – sprich: die Kommune – 590 EUR.

Für die Praxis: Hier stimmt das Preis- Leistungsverhältnis nicht. Am besten „Finger weg“ – das können andere Job-Börsen besser. Wir empfehlen, die Stellenausschreibungen auf den Web-Sites der Kommune zu optimieren und dafür zu sorgen, dass diese in den Suchmaschinen schnell und einfach gefunden werden –indem Sie die treffenden Permalinks und Schlagworte einsetzen (Stellenausschreibung, Tätigkeit).

Bilanz-Coaching

Standort-Bestimmung und Orientierung

Ihre Ausgangslage

  • Sie sind unzufrieden, aus dem Gleichgewicht und Sie wollen Ihre Prioritäten überprüfen?
  • Sie sind ständig in Bewegung, eine Aufgabe folgt der nächsten aber die Kraft oder Überzeugung dazu fehlt.  Der Strom an Erwartungen, sowohl die eigenen als auch die der Anderen, reißt nicht ab und zerrt an Ihnen. Im Ganzen lassen Sie mehr Energie als sie tanken können.
  • Nicht selten tauchen die folgenden Fragen auf: Ist der jetzige Job der Richtige für mich? Soll ich mich beruflich verändern – etwas Neues im Bestehenden oder einen grundsätzlichen Wechsel vornehmen?

Wenn Sie an diesem Punkt angelangt sind, kann Bilanz-Coaching Ihnen helfen, um Ihre aktuelle berufliche Situation rational und emotional einzuordnen, um Impulse zu bekommen, wieder in Ihre Mitte  zu kommen – also um Kraft und Sinn zu erleben.

Ihr Nutzen

  • Sie erhalten Klarheit und ein tieferes Verständnis, woher Sie kommen, wo Sie stehen; erste Ideen und Impulse zeigen sich, wohin Sie wollen
  • Sie besinnen sich auf das, was Ihnen Kraft, Freude und Sinn gibt
  • Sie treffen Entscheidungen, was Sie ertragen und was Sie ändern wollen und können

Inhalte

  • Die eigenen Motivatoren, Stressoren und Kraftquellen kennenlernen
  • Arbeit, Familie, soziale Netzwerke, Gesundheit und andere Lebensbereiche werden im Sinne einer ganzheitlichen Sichtweise betrachtet
  • Konstruktiver Umgang mit Persönlichkeitsdynamiken und –strukturen, die Sie antreiben oder auch hemmen – unter Berücksichtigung von Gefühlen, Gedanken und Körpersignalen

Vorgehen

  • 1,5 tägiges Intensiv-Coaching zum Auftakt
  • Regelmäßige Coaching-Termine (ca. 1,5-3 Stunden), zunächst in wöchentlichen, maximal 2-wöchentlichen Abständen
  • Coaching-Termine können im späteren Verlauf auch via Telefon und Skype erfolgen

Arbeitsweise

  • Sie lernen Ansätze und Modelle aus der humanistischen Psychologie und der systemischen Beratung und der Achtsamkeits-Praxis und Forschung kennen
  • Am Ende jeden  Coaching-Termins nehmen Sie eine Aufgabe mit in Ihren Alltag, um eine neue Erkenntnis auszuprobieren oder um eine neue, tiefere Erkenntnis zu erforschen.
  • Auch zwischen den vereinbarten Terminen, wenn dringliche Fragen oder kritische Situationen auftauchen, können Sie telefonisch Unterstützung durch den Coach erhalten

Coaching

Bilanz-Coaching

Ihre Ausgangslage: Sie sind unzufrieden, aus dem Gleichgewicht und Sie wollen Ihre Prioritäten überprüfen? Sie sind ständig in Bewegung, eine Aufgabe folgt der nächsten aber die Kraft oder Überzeugung dazu fehlt.  Der Strom an Erwartungen, sowohl die eigenen als auch die der Anderen, reißt nicht ab und zerrt an Ihnen. Im Ganzen lassen Sie mehr Energie als sie tanken können.

Ihr Nutzen

Sie erhalten Klarheit und ein tieferes Verständnis, woher Sie kommen, wo Sie stehen; erste Ideen und Impulse zeigen sich, wohin Sie wollen

Sie besinnen sich auf das, was Ihnen Kraft, Freude und Sinn gibt

Sie treffen Entscheidungen, was Sie ertragen und was Sie ändern wollen und können

JA – informieren Sie Mich über die Inhalte und den Ablauf des Coaching

Neuorientierung

Ihnen ist noch nicht ganz klar, welcher neue Job, welches Unternehmen bzw. welche Branche, welche Position für Sie in Zukunft passend, erfüllend und sinnstiftend sind. Nur eines ist sicher: Sie wollen sich verändern, Sie wollen wechseln – ihre jetzige berufliche Situation ist ausgereizt und entspricht Ihren Wünschen und Talenten nicht mehr.

Landing

Sie stehen davor, eine neue Aufgabe zu übernehmen oder dies ist erst kürzlich geschehen.

Es gibt viele Faktoren und Bedingungen, die Sie nicht kennen oder nicht einschätzen können. Dazu gehören vielleicht auch Ihre Vorgesetzten, Ihre Mitarbeiter, Ihre Kollegen oder Ihre Kunden. Die subtilen Regeln und Botschaften des neuen Systems können Sie nicht eindeutig interpretieren.

Viele neue Eindrücke und Erwartungen prasseln anfangs auf Sie ein, so dass Sie möglicherweise nicht den gewünschten Überblick haben, nicht die tieferen Zusammenhänge erkennen und auch nicht ausreichend Ihre Ziele, Prioritäten und Positionen bestimmen können. 

Sie wollen diese neue Situation aktiv gestalten  – gemäß den äußeren Anforderungen und Erwartungen, der Organisation entsprechend, vor allem aber in Einklang mit Ihrer Rolle, Funktion und Persönlichkeit.

Warum so viele Chef´s beratungsresistent sind …

Chef

Es gibt Chefs, die sind „beratungsresistent“. Was so viel heißt wie: „Ich weiß schon, wie das geht!“. Beispiele gefällig? Chef 1 hält Lob und Anerkennung für sentimental und überflüssig („Die Leute wissen schon, was sie leisten“) oder Chef 2 versucht den Laden mit Sprüchen bei Laune zu halten („Mein Gott, nehmen Sie doch nicht Alles so ernst“).

Gerade im kleinen Team ist es wichtig, wie geführt wird. Ohne Zustimmung und Einsicht der Mitarbeiter wird es  kaum gelingen, Prozesse zu verändern oder Neuerungen durchzusetzen. Die Aufgabe des Chefs besteht darin, mit seinem Verhalten, seinen Vorgaben und seiner Ansprache möglichst viele Mitarbeiter so zu erreichen, dass die Ziele der Firma umgesetzt werden. Hilfreich ist es, das eigene Verhalten regelmäßig zu spiegeln (reflektieren), z. B. unter der Beurteilung und Beratung eines geeigneten Coaches.

Wer kein Coaching will, sollte zumindest die Grundregeln beherrschen. Hier einige Regeln, wie Selbst-Coaching funktionieren kann:

  1. Ohne Disziplin geht es nicht: Jede Situation, die der Chef eingeht, ist eine Führungsaufgabe. Sei es als Vorbild, als Anleiter oder als Taktgeber für die Kommunikation. Er muss sich dessen bewusst sein, dass er nicht als Privatperson hier ist, sondern jederzeit dafür zuständig sind, dass die Firma das Wichtige ist. Er sollte versuchen, diese Daueraufgabe nicht als Stressfaktor sondern als Herausforderung zu nehmen und zu meistern. Betriebliche Vereinbarungen (Unternehmensgrundsätze, Vertretungsabreden usw.) gelten für alle. An erster Stelle auch für den Chef.
  2. Zuhören: Und zwar nicht nur auf das, was die Mitarbeiter erzählen. Noch wichtiger ist es, dass der Chef sich selbst zuhört. Zu beachten: Widersprüche, Floskeln, Sprüche. Auch darauf, welchen Tenor die Ansprache an den Mitarbeiter hat (sachlich, lustig, hastig, ernst nehmend). Kompetenz, soziale Intelligenz und Kommunikationsfähigkeit wirken zusammen und werden von den Mitarbeitern gesucht und anerkannt.
  3. Denken Sie in Alternativen: Entscheiden heißt, unter mehreren Lösungsmöglichkeiten die zu wählen, mit den die Ziele der Firma am besten erreicht werden können. „Wir haben das schon immer so gemacht oder das geht nur so“ sind keine Ratgeber. Der Chef sollte das Wissen seiner Mitarbeiter  um alternative Abläufe nutzen. Wichtig: Er sollten den Mitarbeitern begründen, warum er sich für eine bestimmte Lösung entschieden hat. Er sollte seine Entscheidungskriterien offenlegen. Das fördert das Mitdenken.

Für die Praxis: Der Chef sollte sich Beratungsresistenz nicht leisten. Die Führung von Mitarbeitern ist weniger eine individuelle Fähigkeit denn das Beherrschen von erfolgserprobten Führungs-Instrumenten. Typische Kommentare von Chefs nach dem Coaching: „Das hätte ich vorher wissen müssen“. Oder „Seitdem ist Führen für mich viel einfacher geworden“. Der Chef tut sich, der Firma und den Mitarbeitern keinen Gefallen, wenn er Alles auf seine Schultern nimmt und auf kompetenten externen Rat verzichtet.